Cuando la nómina fiscal, las cuotas obrero-patronales y los pagos complementarios no coinciden, la empresa debe revisar si existe un doble pago de salarios y si el salario realmente percibido está respaldado.
La nómina fiscal debe cuadrar con las cuotas obrero-patronales y con los pagos complementarios que se hacen en efectivo. Cuando esos elementos cuentan historias distintas, la empresa puede tener dificultades para justificar qué salario se registró y qué cantidad se pagó realmente.
Recientemente se publicó un criterio en materia laboral, originado en el antecedente de una demanda. La persona trabajadora recibía una parte por transferencia, con un recibo timbrado que coincidía con su salario registrado ante el seguro social. Adicionalmente recibía un pago en efectivo y, en algunas ocasiones, una transferencia hecha por un tercero distinto de su patrón.
¿Qué debe revisar la empresa cuando hay pagos adicionales?
Lo primero es identificar cómo se pagaba realmente el salario. No basta con revisar el recibo timbrado de manera aislada. También deben revisarse los pagos en efectivo, las transferencias adicionales y el origen de cualquier depósito hecho por un tercero.
Es importante identificar si la empresa registra al trabajador con un salario menor ante el seguro social y cubre otra parte mediante una transferencia adicional. Si la respuesta requiere revisar contratos, recibos, bancos y registros de nómina, conviene hacer esa revisión antes de tomar una decisión.
¿Por qué se vuelve un problema laboral?
En materia laboral, cuando existe controversia sobre el salario, el patrón tiene que desvirtuar lo que afirma la persona trabajadora. Por eso es importante identificar si la empresa realiza un doble pago de salarios: una parte registrada y otra parte cubierta mediante efectivo o una transferencia adicional.
Además de la posible discrepancia entre el salario percibido y el salario que puede justificarse con el recibo de nómina, la empresa puede enfrentar una revisión al tener que justificar un pago de nómina distinto.
¿Qué otras áreas pueden requerir revisión?
- IMSS.
- Impuesto estatal sobre nóminas.
- INFONAVIT.
- Efectos de retenciones.
- Nómina fiscal y pagos complementarios.
- Transferencias realizadas por terceros distintos del patrón.
Lista de revisión para la empresa
- Recibos de nómina timbrados.
- Salario registrado ante el seguro social.
- Pagos en efectivo y transferencias adicionales.
- Cuentas de origen y pagos hechos por terceros.
- Cuotas obrero-patronales y registros relacionados.
- Retenciones y declaraciones que puedan tener relación con el pago.
El objetivo es comparar lo registrado contra lo pagado y explicar cualquier diferencia. Es importante que las empresas revisen su situación y tomen decisiones con base en esa revisión.
Qué sigue
Si una empresa opera en Villahermosa, Tabasco, debe reunir sus documentos de nómina y pagos antes de responder a una persona trabajadora o a una autoridad. Esta versión reproduce el enfoque del audio y no sustituye la validación del contador.